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Un sistema di videoconferenza è una combinazione di dispositivi audio e video utilizzati per lacomunicazione in tempo reale con trasmissione simultanea di immagini e suoni, solitamente nelle aziende. I partecipanti alla conferenza comunicano tra loro indipendentemente dalla loro ubicazione.
Nessuna azienda può fare a meno di riunioni e sessioni di formazione (interna). Le videoconferenze offrono molti vantaggi per organizzarle in modo efficiente:
- Riunioni indipendenti dal luogo: Può riunire i suoi dipendenti da tutto il mondo, sia dalla loro sede, che dall'ufficio o dalle filiali. Riduzione dei costi per i viaggi di lavoro: I suoi dipendenti rimangono nella loro sede e partecipano alle riunioni in modo digitale. In questo modo si eliminano i costi di trasporto, alloggio, pasti ed eventuali spese, ad esempio.
- Il tempo di lavoro viene utilizzato in modo più produttivo: Il tempo che lei o i suoi dipendenti impieghereste per andare e tornare dalle riunioni può essere impiegato per svolgere attività quotidiane.
- Sono necessarie sale riunioni o uffici più piccoli: Non ha bisogno di sale riunioni enormi per ospitare diversi dipendenti per un appuntamento. Se alcuni dei suoi dipendenti lavorano in altre sedi o da casa, può cavarsela con spazi d'ufficio più piccoli. Può anche risparmiare sull'affitto e sui costi accessori di elettricità, acqua, ecc.
- Possibilità di verbali o registrazioni digitali: Può registrare riunioni, sessioni di formazione o presentazioni in video. I dipendenti che non erano presenti il giorno stesso o che hanno dovuto lasciare l'evento in anticipo possono rivedere la registrazione.
- Posizionamento come datore di lavoro attraente: Con le videoconferenze, può dare ai suoi dipendenti l'opportunità di lavorare da casa e di essere presenti alle riunioni importanti. Questo favorisce l'equilibrio tra lavoro e vita privata e rende i suoi dipendenti più felici: la voce si sparge!
Per una videoconferenza sono necessari
- Telecamera per videoconferenza
- Microfono
- Altoparlante
- Dispositivo di visualizzazione, ad esempio display o proiettore
- una buona connessione internet (in modo che l'immagine e il suono vengano trasmessi senza ritardi)
- software di videoconferenza, ad esempio Skype, Google Meet, Zoom
Se lo spazio a disposizione nella sala riunioni è limitato, un sistema di videoconferenza compatto è una buona opzione. Una telecamera, microfoni e altoparlanti sono già integrati. Questo le permette di montarlo direttamente sopra lo schermo o di posizionarlo su una credenza, ad esempio.
Molti sistemi di videoconferenza moderni possono essere configurati in pochi passi. Logitech offre una soluzione plug-and-play per i suoi prodotti, che le consente di collegare semplicemente la telecamera per conferenze o il sistema per conferenze al suo dispositivo finale, ad esempio un display o un computer portatile, tramite USB. Non è necessario installare alcun software aggiuntivo.
Il numero ottimale di partecipanti dipende dal sistema di videoconferenza utilizzato. A seconda di quanto la copertura della sala possa essere realizzata dalla telecamera e dal sistema audio, il numero ottimale di partecipanti può variare notevolmente.
Ad esempio, il sistema di videoconferenza Logitech Rally Bar è adatto per un massimo di 12 partecipanti.
Ciò dipende dalla portata del sistema di videoconferenza e dalle funzioni che offre. Di norma, le soluzioni complesse all-in-one per le sale conferenze di grandi dimensioni sono più costose dei sistemi compatti per le sale riunioni di piccole dimensioni. Tuttavia, recupererà rapidamente questi costi risparmiando diversi viaggi di lavoro.
Questo dipende molto dal numero di persone che partecipano alla videoconferenza. Le piccole huddle room e le sale riunioni offrono di conseguenza meno spazio rispetto alle sale conferenze per grandi riunioni con diverse decine di partecipanti.
Le dimensioni della stanza giocano un ruolo importante nella scelta di un sistema di videoconferenza adatto. Questo perché la telecamera, i microfoni e gli altoparlanti di un sistema di videoconferenza devono coprire l'intera stanza, se possibile. Questo assicura che ogni partecipante sia facilmente riconoscibile e possa essere ascoltato chiaramente.
